Organiser un événement est toujours un défi, notamment lorsqu'il s'agit de s'assurer de la participation qualitative et quantitative de votre public-cible. Aujourd'hui, les médias sociaux peuvent contribuer au succès de vos manifestations, à tous les stades de votre projet : avant, pendant et après la tenue de votre événement. Le web 2.0 peut en effet avoir une incidence sur la fréquentation, l'image, la popularité, l'effet d'entrainement (esprit de communauté) d'une manifestation, sans rien enlever à l'intérêt de participer physiquement à ladite manifestation, bien au contraire.

Voici quelques idées et exemples destinés à vous proposer des pistes de réflexion en la matière. Pour enrichir le contenu de cette note, je serais bien sûr heureuse que vous partagiez, grâce aux commentaires (au bas de cet article), vos expériences et bonnes pratiques. Alors bonne lecture... interactive !

Plan de l'article :

1. Le B-A-BA des médias sociaux dans l'organisation d'un événement

a) Annoncer l'événement sur les médias sociaux et "donner envie" de participer

b) Gérer les inscriptions sur les médias sociaux et déclencher un processus viral de diffusion de l'information

c) Détecter les commentaires et réactions des participants avant, pendant et après l'événement (et les centraliser)

2. Pour aller plus loin : quelques exemples originaux

a) Projeter sur écran, pendant l'événement, les messages diffusés en direct par les participants

b) Editer et partager une publication regroupant l'ensemble des messages diffusés par les utilisateurs des médias sociaux à propos de la manifestation

a) Annoncer l'événement sur les médias sociaux et "donner envie" de participer

Aujourd'hui, si vous disposez d'un profil sur les réseaux sociaux les plus répandus (Facebook, Twitter, Viadeo, LinkedIn, notamment), il serait dommage de vous priver de la possibilité d'annoncer votre événement sur ces réseaux. Evidemment, vous pouvez parfaitement créer votre profil à l'occasion de votre événement, mais les choses seront plus faciles si vous avez anticipé la création de ce(s) profil(s) et que vous êtes déjà en contact avec vos cibles sur ces réseaux.

Sur Viadeo, LinkedIn et Facebook, vous pourrez créer un événement (cette fonctionnalité est soit totalement gratuite, soit offerte aux abonnés), ce qui vous permet de communiquer le lieu et la date de votre événement, mais surtout d'adresser à vos contacts une invitation en un clic (et sans effort particulier pour vous assurer que les coordonnées des personnes que vous souhaitez inviter sont exactes). Un exemple ici.

Généralement, vous pouvez décider de restreindre l'invitation aux personnes que vous avez ciblées, ou bien indiquer à vos invités qu'ils peuvent venir accompagnés (événement public).

Pour rendre les choses plus attractives, vous pouvez également agrémenter ces informations de photos (par exemple, des photos prises l'année précédente s'il s'agit d'un événement annuel, ou bien des photos du lieu où se tiendra l'événement, ou encore des photos de produits qui seront présentés, etc.), voire de vidéos.

Si vous avez de la matière (en termes de quantité et de qualité d'information), je vous invite bien sûr à créer un blog événementiel, c'est-à-dire un blog spécifiquement dédié à votre manifestation, outil sur lequel vous pourrez vous appuyer pour centraliser et diffuser un contenu sous tout type de format (photos, vidéo, sondages, diaporama...). Un exemple ici (L'agenceNTIC Bourgogne a, par la suite, choisi de transformer ce blog événementiel en blog institutionnel généraliste), un autre exemple là. L'avantage du blog est qu'il est accessible à tout internaute, sans qu'il soit nécesaire d'être inscrit sur un réseau social. Il facilitera également votre référencement naturel sur les moteurs de recherche. Les réseaux sociaux précités (Facebook, Twitter, Viadéo, Linked-In, etc.) vous serviront alors à amplifier la diffusion de l'information sur la toile (buzz).

Dans cette hypothèse, je vous recommande de demander à vos intervenants de participer, préalablement à la conférence, à une vidéo ou podcast dans lesquels ils expliqueront brièvement le thème de leur intervention : ceci peut en effet convaincre les indécis à participer à la manifestation (exemple ci-contre). Dans ce cas, outre votre blog ou site internet, n'oubliez pas de déposer cette vidéo sur YouTube et Dailymotion, pour lui assurer une visibilité maximale (notamment grâce à la fonctionnalité "voir une vidéo sur un thème proche").

Si vos moyens sont limités, pensez également à utiliser Slideshare pour partager vos diaporamas : vous pouvez par exemple décider de constituer un diaporama de photos des conférenciers, avec une rapide description du thème de leur intervention, ou bien faire témoigner des participants de l'année précédente.

Enfin, vos invités pourront éventuellement déposer des commentaires (et poser leurs questions), ce qui n'est parfois pas inutile pour détecter une erreur dans les coordonnées ou un oubli d'horaire !

b) Gérer les inscriptions sur les médias sociaux et déclencher un processus viral de diffusion de l'information

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes, pour un événement diffusé sur les réseaux sociaux, est la gestion automatisée des inscriptions (c'est-à-dire des réponses à l'invitation que vous aurez envoyée via le réseau social).

Non seulement vous pourrez ainsi visualiser immédiatement la liste des inscrits (oui, non, peut-être), voire gérer une liste d'attente, ou relancer spécifiquement ceux qui n'ont pas répondu, mais en outre, vous transformerez vos visiteurs en "ambassadeurs" de votre événement. En effet, lorsqu'une personne s'inscrira à votre manifestation, cette inscription sera immédiatement visible par son réseau de contacts, ce qui peut vous permettre de toucher des personnes que vous n'aviez pas détectées comme cibles potentielles. Avantage supplémentaire : puisque les profils sur les réseaux sociaux sont généralement nominatifs, vous cernez mieux le profil des participants. Vous pouvez également multiplier cet effet d'entrainement en proposant uniquement sur les réseaux sociaux des stratégies de marketing classiques (ex : réduction du prix de l'entrée).

Pour amplifier le phénomène, n'hésitez pas à demander à vos invités et à vos intervenants de diffuser du contenu sur les réseaux et/ou outils qu'ils utilisent. Et, sur votre blog, n'oubliez pas d'ajouter la fonctionnalité "partager sur les réseaux sociaux" pour faciliter la diffusion de vos informations, en un clic, par vos lecteurs eux-mêmes.

Attention, certains réseaux sociaux seront plus adaptés que d'autres à votre événement et c'est une donnée à ne pas négliger. J'ai récemment eu l'expérience d'une manifestation pour laquelle les invités se sont majoritairement inscrits sur Facebook et du coup, les inscriptions sur les autres réseaux sont restées limitées => un invité (qui n'utilisait qu'un seul de ces réseaux et qui m'avait vue parmi les inscrits) m'a appelée pour me demander si, compte-tenu du faible nombre d'inscrits, la réunion était bien maintenue. Il n'avait pas vu la centaine de participants inscrits sur Facebook...

De la même manière que la foule attire la foule, le vide attire le vide, comme chacun le sait. Il est donc important de ne pas décourager les inscriptions par un saupoudrage inadapté des possibilités d'inscription sur tous ces réseaux. De la même manière, créer son propre réseau social (par exemple sur Ning) à l'occasion d'un événement peut devenir une fausse bonne idée. Construire sa stratégie sur les médias sociaux ne s'imporvise pas et nécessite indéniablement du savoir-faire.

c) Détecter les commentaires et réactions des participants avant, pendant et après l'événement (et les centraliser)

Twitter est, à mes yeux, le réseau social le plus viral du moment : tout simplement parce que la diffusion et surtout la re-diffusion (re-tweet) d'information est l'essence-même de ce réseau. La popularité de Twitter et sa progressive utilisation par une partie de plus en plus importante de la population (médias compris) en font un outil à ne pas négliger dans votre stratégie. Même si vous ne prévoyez pas d'action particulière sur Twitter, il est à parier que certains des utilisateurs (=Twittos) évoqueront votre événement avant même sa tenue (ex : "Je suis dans le train pour me rendre à l'événement XYZ", "Je viens de m'inscrire à l'événement XYZ : qui y sera ? + lien vers la page d'inscription", "J'ai entendu parler de l'événement XYZ : qui y a déjà participé, est-ce que ça vaut le coup ?", "Il me reste une place gratuite pour l'événement XYZ", etc.).

Pour essayer de retracer ce qui se dit de votre événement sur Twitter, n'oubliez pas, en amont de la manifestation, de définir un court mot-clef qui servira de "mot de rassemblement" pour tous les Twittos qui souhaiteront parler de vous sur Twitter. Précédé d'un # (hashtag), ce mot-clef vous permettra de retrouver facilement, grâce au moteur de recherche interne à Twitter, tout ce qui se sera dit au sujet de votre événement sur Twitter (les utilisateurs pourront eux aussi consulter cette agrégation de messages grâce à ce hashtag). Ex : #LeWeb.Vous pouvez également décider d'attribuer un hashtag spécifique à chaque conférence de votre événement, pour rendre le fil de discussion plus fluide et assurer un archivage optimum de l'information.

Si votre événement est d'envergure, il est même possible que votre mot-clef soit mentionné parmi les plus populaires sur Twitter, ce qui bien sûr est intéressant en termes de visibilité pour votre événement. Dans tous les cas, ceci sera utile pour mettre en valeur sur vos outils de communication les avis positifs, ou bien détecter les questions (ou regrets, remarques négatives ou propositions d'amélioration) de vos cibles.

J'aime bien ce témoignage de Vincent Audette-Chapdelaine : "Le hashtag attitré à IDEA 2009 était utilisé des semaines avant l’événement physique: pour créer un buzz, pour communiquer des informations, pour organiser du covoiturage, pour recruter des bénévoles, et pour parler de sa propre hâte d’assister à l’événement. Pendant les deux journées de conférences, on l’utilisait bien sûr pour parler des présentations, mais aussi pour rassurer les retardataires qu’ils n’étaient pas les seuls à s’être couchés à 4h et ne pas s’être levés à l’heure, pour organiser des groupes pour aller dîner ou se rendre à l’aéroport, et pour parler des bons et mauvais coups dans l’organisation de l’événement. Ce soir, après la fin de l’événement physique, on s’en est servi pour demander à tous de garder l’oeil ouvert pour un sac volé, et bien sûr pour remercier directement les organisateurs et affirmer que c’était la meilleure conférence à laquelle on avait assisté de toute notre vie."

2. Pour aller plus loin : quelques exemples originaux

a) Projeter sur écran, pendant l'événement, les messages diffusés en direct sur Twitter par les participants

La projection sur écran des messages diffusés sur les réseaux sociaux (et surtout sur Twitter) par les participants d'une conférence commence à se répandre.

En théorie, le principe est excellent : partager les questions et observations diffusées en direct par les Twittos (utilisateurs de Twitter) avec l'ensemble de l'assemblée pour rendre les débats plus interactifs, créer un esprit de communauté et dégager les grandes tendances / ressenti à propos de la conférence.

En pratique, l'exercice est, si vous me passez l'expression, un peu "casse-gueule" si vous ne prenez pas la précaution, au préalable, de modérer les messages : une expérience désagréable ici. Dans le même esprit, après sa participation à "Le Web", Chris Pirillo se demande si Twitter ne devrait pas être interdit pendant les conférences !

b) Editer et partager une publication regroupant l'ensemble des messages diffusés par les utilisateurs des médias sociaux à propos de la manifestation

Lorsque des dizaines, voire des centaines de participants se mettent à twitter avant, pendant et/ou après une conférence, il peut être utile d'archiver et d'organiser la connaissance qui s'est diffusée à cette occasion.

Les organisateurs de DevLearn2009 ont ainsi eu l'idée de regrouper, dans une publication spécifique appelée "Tweetbook" (à télécharger ici), l'ensemble des messages diffusés via Twitter concernant la conférence.

C'est non seulement une manière simple, peu coûteuse, écologique et originale de synthétiser et d'archiver du contenu et de la connaissance, mais également un moyen utile de créer du relationnel autour de la conférence (les Twittos peuvent ainsi garder ou entrer en contact les uns avec les autres).

Une note librement inspirée de cet article.